概要
仕事・家庭・プライベート、タスクに追われる毎日。気づけば１日が終わり、余裕なく疲労が溜まる。心身ともに限界を超えない、優先したい大切な時間のために、時間をマネジメントする手法を伝えたい。
この忙しい、余裕がない人が多いのは、人口減少に伴う生産労働人口の減少により、１人に期待される仕事の増加が影響しています。
私の所属する組織でも、多くが定年退職を選択し、転職しやすい環境も相まって、組織の残る選択をする人が減っています。
また、慢性的な人材不足による共働きする世帯の増加により、仕事と家庭のバランスを意識する人が増えています。仕事は、生きるための手段と位置付けている人が多く、私も共感します。
このような状況でありながらも、組織は利益確保のため、仕事を減らせない、余裕がないなどお、整理しにくい状況が続いています。
今回の記事は、組織で働く仕事と家庭のバランスを整えたいビジネスパーソン向けに
以下の問いに答えたいと思います。
①仕事と家庭のバランスは取れるのか
②優先順位の決め方
③時間を生み出す手法とは
そしてまとめの中で、読者の方に少しでも参考とし、行動につながる内容となるよう整理します。
タイムマネジメントとは
タイムマネジメントとは、時間の使い方をコントロール(マネジメント）する技術のこと。
目的は、２４時間の限られた時間を有意義に使用することで生産性を向上させ、生活の満足度を向上させることです。
時間は誰もが平等に持っているものであるため、タイムマネジメントの効果は絶大ではありますが、万人にあうマネジメントが存在しないことから、いくつか手法をお伝えします
- 優先順位を決める（指標：価値観を整理）
- ToDoリストの作成
- プライベートも仕事も、先に予定を確保
- 午前：創造力 午後：無意識で進められるタスクで整理
- 会議は、ゴール、検討内容、検討時間を明確に
- ６０％クオリティの即レス
- ECRSの原則（排除⇨結合⇨交換⇨簡素化）
- 小ネタ３選
１〜８については、経験や取り組みから得たノウハウからオススメしています。
まずは、できそうな手法から試してみることが成果につながる近道と思います。特に①は、全ての判断基準になり得るので、一番最初に実践することを推しています。
タイムマネジメント手法８選
タイムマネジメントの目的は、生産性を向上させ事業における目標を達成することです。いくつか実践したうち、オススメできる８種類の手法をご紹介します。
優先順位を決める指標
一番初めに整理したいのは、何を優先とするか指標（基準）を決めること。
ここでいう指標（基準）とは、任せれているミッションに対して、達成目標を定めることで決定する指標のこと。
組織のミッションに対する達成目標を整理しておくことで、ブレやもれを少なくすることで達成に近づけます。
価値観マップの作成
自らの価値観を整理しておくことで、自らの強みを活かした施策を実施でき、主体性が増すことで達成に近づくことができます。
人生の羅針盤としてマインドマップを利用して作成することがオススメです。詳細は、下記のサイトをご参照ください。
さらに、価値観マップにより目標と日々の取り組みの繋がりを感じることができるので、充実感を得ることができます。
職場の価値観の把握
多くの場合、仕事は複数人で行うため、職場やチームの価値観や風土を把握しておく必要があります。一緒に働くメンバーに不要なストレスを与えないことが、大きなメリットであり、互いの働きやすさや生産性の向上に繋がります。
特に確認しておきたい価値観は以下のとおり
- 組織全体の価値観
- 経営層が重視すること
- 部・課のミッション
- 同僚が大切にしていること
- お客様のニーズ
所属長やマネージャーが、何を大切にしているか観察し把握することが重要です。観察とは、メンバーの使う言葉や行動から読み取ることがよいです。一般的には、組織のルールが価値観や風土を作りますが、ここでは、更に細分化した所属長やマネージャーが大切にしていることを把握しましょう。
聞けば済むも１つの手段ですが、価値観や風土の比較は難しいため、言語化できる人は少ないのが基本です。
そもそも組織風土や価値観のことを把握していても、求められていることを実行に移せるのは全体の２割前後でしょう。一般的には、見えないものを感じて風土に合う行動を行っている人が評価される傾向にあり、要は好かれたり尊敬されている人のことです。
この感じる力に不安を覚える方も多いと思いますが、可視化しづらい空気感は、チームをまとめる所属長ごとに色が出ますので、まずは身近に所属しているチームの価値観を把握してみるのがオススメしています。
ToDoリストの活用
ToDoリストとは、やるべきタスクをリスト形式でまとめたもので、業務管理やタスク管理に役立ちます。
- 複数のタスクを抱えている場合、何をしなければならないか明確に把握できる
- 作業の抜け漏れを防止できる
- 無駄な作業を減らすことができる
- 計画を立てて適切な時間枠の中でタスクを完了できる
- 心の安定につながる
上記のメリットにあえてデメリットを添えるなら、事前準備に時間を必要とすることや緊急度・重要度の基準に経験が必要であることです。
ただ、時間の消費や経験が必要であることは、何に取り組んだとしても影響する内容であるため、実質デメリットなし。継続して取り組めれば、費用対効果が持続していきます。
- 具体的な業務を洗い出し、ジャンル別に分類する
- 緊急度、重要度に分けて優先順位をつける
- 定期的な見直しと締め切りの設定を行う
ToDoリストの活用には、業務の整理から始める必要があります。大きい業務から小さな業務まで棚卸しします。棚卸しした業務は、下記の表を紙に書くことで簡単に整理できます。
この表におけるメリットとして、左下の「やらなくて良い仕事」、または後回しにできる仕事が認識できることです。
簡単な仕事からすぐに終わらせるのが有効ではありますが、そもそも必要のない仕事と整理できれば、優先順位の高い業務に時間を使えますよね。
重要度の高い仕事は、すぐに対応すべきですが、左上の緊急度が高く重要度の低い仕事については、期限を定めることで優先順位が決まってくるでしょう。
スケジュールの事前確保
プライベートや仕事、どちらも事前にスケジュールを押さえておくことが大切です。
特に、準備などの時間のかかる作業は、先に時間を見積もり予定として確保しておくと重要度も緊急度も高い仕事以外は、ブロックすることができます。
事前確保は、先の予定が基準となり業務の仕分けが進むとともに、プライベートの充実につながることから、長期的な心身の健康と生産性の向上が見込めます。
効率を最大限高めるタスク整理術
続いて仕事の優先順位に基づいて、タスク（やること）を整理しましょう。
脳は、起床から３時間後に能力の最大値を迎えると言われています。この特性を踏まえて生産性を高めるためには、午前に創造力が必要な仕事を入れ、 午後から夕方にかけて無意識で進められるタスクに取り組むことは、生産性に繋がります。
経験上の実感として、例えば、午前中にプレゼン資料などのロジカル思考を必要とする仕事や創造性を求めるような仕事を入れる方が、生産性が高まります。また、アイデアが必要な打ち合わせも午前中にセットします。
午後は、徐々に生産性が低下していくことを見据え、思考を必要とせず進められるタスクを入れています。例えば、単純な資料作成や淡々と進められる作業のことです。
生産性の低下とは、心身ともに感じる疲れのことで、頭がぼーっとするなど集中できない状況のことです。身体の疲れは、食事や睡眠、適度な運動で癒すことができますが、心の疲れは、各自の癒やし方を整理することが大切です。
また、心の疲れは、物事の捉え方、思考により大きく変わるものです。多面的な物事の捉え方もいずれは、整理してお伝えしたいと思っています。
上記については、コントロールできる範囲と優先順位を整理して取り組むとよいでしょう。
最高効率で進める会議作法
組織において物事を決める際に、会議や打ち合わせ等の場を設けるのが一般的ではないでしょうか。この会議という手法は作法がない場合、「何が決まったのか」「コスパの悪い長い会議」など業務負担となることがあります。
これらのリスクを防ぎ、生産性の高い会議をマネジメントするための手法をお伝えします。
- 会議のゴール、検討項目、時間を提示
- 項目ごとの時間配分に配慮しつつ、会議を進行
- 最後にゴールに示した内容の決定事項を確認
上記が会議を進めるにあたり、無意味な会議を減らすためのプロセスです。簡単にまとめていますが、①の準備が一番大切です。特に、ゴール設定は、会議の目的から逆算して定めるもので、ゴールが決まれば、検討項目と時間の整理に入れます。
②は参加者の属性や人数により会議のファシリテーションが難しくなります。ファシリテーションの立場を担えるなら、経験により上達し会議を効率化できます。経験上、論点が逸れた時、時間を超過した時にどれだけ不快にせずに、進行できるかが腕の見せどころになります。
③は、最後に決定事項を確認する時間です。この時間を設けることにより参加者の認識合わせと、次に何をするべきなのか（タスク）をはっきりさせることができます。こちらも欠かさず実施しましょう。
会議には、いろいろな立場で参加することが一般的ですが、①の目的や決定事項は確認し、議論に入ることで論点を外しや時間を失うことが、確実に減ります。会議の作法は、費用対効果が高いので、できるところから取り組むことをオススメします。
最速レスポンスの効果
依頼事項については、現時点で可能な限り回答しておくのをオススメしています。
多くの場面で、口頭の依頼事項は、成果品の期待値が抽象的なことが多いです。方向性や作成期日、求める成果のイメージなど、言語化していない限りは、早めに聞いて確認するのが、修正の手間を省くことに繋がり、時間の効率化に直結します。
また、最速レスポンスの最大のメリットは、依頼者からの信頼が高まることです。最速で応えることは、依頼者を大切にしていることが直感的に伝わります。そのため、多少の不備や認識違いがあったとしてもトラブルに繋がることが減ります。
トラブルは、心身、時間ともに大きく消費する項目でもありますので、最速レスポンスはタイムマネジメントの必須スキルといえます。
ECRS原則の活用
ECRS原則とは、Eliminate（排除）、Combine（結合と分離）、Rearrange（入替えと代替）、Simplify（簡素化）の英語の頭文字を選択したものです。
タイムマネジメントで活用するためには、ECRSのE（排除）からC、R、Sと適用できるか確認していくのが良いでしょう。
Eliminate（排除）は、業務自体をやめてしまうことです。やめる判断は権限によりますが、やめるための代替手段や統合などを検討することで、時間を省略できます。
Combine（結合と分離）は、他の性質の近い業務との結合や業務の分解を行い、他の業務と結合することです。
例えば、問い合わせ対応の業務では、分離すると問い合わせを受けると回答する業務に分かれます。問い合わせの回答の部分を、FAQやチャットボットの一部として扱うこともイメージできます
Rearrange（入替えと代替）は、Cにおいて分離した業務をやり方を変える（入替え）や別のツールに変える（代替）手法が挙げられます。
例えば、類似する効率の良い業務と入れ替えや、AIなどの自動化ツールに任せることが考えられます。近年では、生成AIの進化が著しいことから、使用できると文章や画像作成においては、人よりも遥かに精度が高いです。
Simplify（簡素化）は、字の通りシンプルにしていくことです。必要のないことは省きつつ、優先順位や効果の低いものを省いていくと良いでしょう。
小ネタ３選
時間を生み出す手法を３つ紹介します。取り組むことで未来に向かって時間を生み出す投資と捉えると身につきやすいので、ぜひ取り組んでみましょう。
資料の電子化
紙資料から電子に置き換えることで効率化が進みます。紙のメリットとして、一覧性は、電子が劣る面もありますが、利活用の拡張性や利便性、コストやセキュリティ面においては電子が有効です。
タイムマネジメントでは、電子の検索機能が有効です。紙の場合は、資料を探す手間やコストがかかりますが、電子が紙より優れている点と言えます。
単語登録＆音声入力
スマホやパソコンで作業する際は、よく利用する単語の登録や音声入力がおすすめです。２〜３文字の入力で１０文字の変換が効率化されることで、塵も積もれば山となるで大きなメリットとなります。
また、音声入力もスマホで言えば、マイク機能向上により格段に利用しやすくなっています。まだまだ利用者が少ないことから他者がいる場面では、使いにくい心理的ハードルがありますが、たくさんの文字を入力する際は、利用してみると効率化に繋がります。
６０％確認
お願いや依頼は、6０％程度で方向性確認をしましょう。求める成果は人により変わります。そのため、最速で回答し微修正をかけていくのが、最短の業務完結に繋がります。
イメージとしては、「この内容で作っていますが、方向性は合っていますか」と確認してみると手戻り業務が圧倒的に減ります。
まとめ
タイムマネジメントにおける思考法や経験上効果が期待できる手法を紹介させていただきました。
私は、タイムマネジメントの本質は、大切に思う、重要度の高い物事に時間を費やすための手法と捉えています。
まずは、少しずつでもよいので、取り組んでみることをオススメします。
取り組みの成果は、少しずつ早く帰れる日が増えた、時間に追われることが減ったなど、随所に感じる場面が出てきます。ぜひ試してみましょう！
